Организация массовых мероприятий

Организация массовых мероприятий – нелегкий труд, который требует определенных знаний и опыта. Учитывая возрастающую народную любовь к мероприятиям, имеющим городской, а порой и национальный масштаб, стоит еще раз повторить для себя основополагающие моменты при составлении плана подготовки к празднику.

Фестивали, ярмарки, уличные выступления популярных артистов сопровождаются, как правило, большим скоплением машин, автобусов, очередей около пунктов еды, туалетов. Неожиданные изменения погоды, дождь, ветер, перебои с электричеством – это далеко не все сложности связанные с организацией крупного мероприятия. Хороший организатор может предугадать, учесть все и создать комфортные условия и участников вента. Итак, перечислим основные моменты организация массовых мероприятий.

 

  1. Список ответственных

Кто выполняет работу?

Прежде всего, это список организаторов, который включает в себя имя, контактные данные, сфера ответственности и дедлайны. Также этот список стоит дополнить, данными подрядчиков, время их прибытия на площадку, обязанности и контактные данные.

  1. Информация об участниках мероприятия

Сколько посетителей предполагается на мероприятии?

Демографические данные: возраст, дети, инвалиды?

Требования к доступу на мероприятие: транспорт, парковка, доступ для инвалидов

Разработка процедуры эвакуации

  1. Управления публикой

Это план работы по организации работы с посетителями. Приоритетами такого плана должны быть: отсутствие очередей и столпотворение людей в отдельных локациях.

Что должен включать такой план:

Общее количество входов и выходов

Количество хостес и охранного персонала

Позиции персонала

Политика пропуска на мероприятие

План эвакуации

Также такой план должен включать рабочие протоколы хостес и охраны, методы коммуникации

  1. Хостес и работники службы охраны

Хостес, работники службы охраны и другой обслуживающий персонал должны быть хорошо заметны в толпе людей благодаря униформе. С юридической точки зрения для проведения некоторых служебных процедур могут быть привлечены только персонал, который имеет специальные лицензии. Это касается охраной службы мероприятия.

Пропорции обслуживающего персонала и посетителей меняются от мероприятия к мероприятию, но наша рекомендация такова: один стюард на 50 человек в ситуации мероприятия в помещении без определенных указания посадочного места для посетителей; в случаю мероприятия в закрытом помещении с указанием посадочных мест для посетителей – 1 стюарт на 150 приглашенных. Если мероприятия проходит на открытой площадке количество стюардов увеличивается в зависимости от площади территории локации.

  1. Системы коммуникации

Радио коммуникация просто незаменима при организации масштабных мероприятий. Пользуйтесь лицензированными системами коммуникаций, которые соответствуют стандартам той страны, где происходит ивент.  Проведите соответствующие обучающие тренинги для персонала.

  1. Наем субподрядчиков

Вам необходим перечень всех подрядчиков работающих на площадке, который включает следующую информацию:

-перечень всех товаров и услуг

-полные контактные данные

-время прибытия\доставки, время завершения работы, квитанции и получении товаров и услуг

-сертификаты качества получаемых услуг и товаров, например сертификат качества шоколада для услуги шоколадный фонтан

-акт выполненных работ

  1. Лицензирование и разрешения

Вы должны иметь все необходимые разрешения: использование музыкального контента, перекрытия дорог, ограждения территории, разрешения на проведения ивента от властей и т.п.